Strategiasprintti

Ketterää strategiatyöskentelyä

Strategian tekeminen vaatii paljon aikaa ja resursseja ja saattaa venyä pitkäksi prosessiksi monessa järjestössä. Miten strategia saadaan kasaan osallistavasti mutta resurssitehokkaasti? Yksi vaihtoehto on soveltaa Googlen Design Sprintin mallia strategiatyöskentelyyn, lue tästä miten!

Kenelle?

Koko järjestölle! Ota mukaan kaikki joita asia koskee: työntekijöitä, johtoa, asiakkaita, toiminnan kohderyhmää, ohjaajia…

Mitä tarvitset?

  • Samana pysyvä tila koko viikon ajalle
  • Sähköinen työskentelyalusta
  • Taustatyön tulokset jaettavaksi
  • Lounasta, kahvia
  • Materiaaleja luovaa ideointia varten
  • Testipaikkoja viimeistä työskentelypäivää varten

Valmistelut

  • Tee työskentelylle aikataulu ajoissa. Varaa tilat ja varmista että saat oikeat ihmiset paikalle. Informoi osallistujia työskentelystä.
  • Pohdi etukäteen johdon kanssa, mitkä teemat olisivat tärkeimpiä strategian kannalta?
  • Hommaa näiden keskustelujen pohjalta ensimmäiseen sprinttipäivään alustuspuheenvuorojen pitäjät, max neljä kappaletta. Kukin valmistaa 15 minuutin puheenvuoron yhdessä sovituista aihepiireistä.
  • Hanki taustatietoa etukäteen. Päätä yhdessä oikeiden ihmisten kanssa kolme strategiatyönne kannalta olennaista kysymystä ja hanki vastauksia esimerkiksi sähköisen kyselylomakkeen kautta. Printtaa vastaukset valmiiksi ensimmäistä sprinttipäivää varten
  • Rakenna sähköinen työskentelyalusta sprinttityöskentelyn ajaksi, esim. suljettu Facebook-ryhmä, tai tila intrasta. Näin työskentelyyn voivat osallistua nekin jotka eivät pääse paikalle joka päivä.
  • Työskentely pysyy sujuvana kun lounas tuodaan sprinttiryhmän luokse. Onko mahdollista tilata ruuat valmiiksi?
  • Hanki tilaan materiaaleja luovaa ideointia varten (värillisiä papereita ja pahveja, erivärisiä kyniä, post it-lappuja, liitutaulukangasta ja liitutaulutusseja, muovailuvahaa, legoja, erilaisia tarroja…)

Näin sen teet

Sprintti kestää maanantaista perjantaihin, joka päivä työskennellään klo 10-15. Päivän aikana pidetään lounas- ja kahvitauot.

Kysymyspäivä!

  • Alustajat pitävät 15 minuutin puheenvuorot strategian kannalta tärkeistä teemoista.
  • Ohjeista osallistujat kirjaamaan liitutaulukankaalle kysymyksiä samalla kun he kuuntelevat puheenvuoroja. Ohjeista aloittamaan jokainen kysymys sanoilla: “Miten voisimme?”
  • Alustusten jälkeen lue kaikki kysymykset ääneen.
  • Jaa ryhmäläisille tarrat tai muu äänestysväline ja pyydä merkitsemään kolme omasta mielestä tärkeintä kysymystä.
  • Ensimmäisenä päivänä on myös hyvä lanseerata kysymys siitä, mihin viikon aikana rakentuvaa strategiaprotoa voisi mennä perjantain testipäivänä testaamaan.
  • Kerro lopuksi sähköisellä työskentelyalustalla päivän tekemisistä ja kerro kysymyksistä esimerkiksi valokuvin, kysy lisäajatuksia.
  • Ratkaisupäivä!
  • Kertaa edellisen päivän kysymykset, mitä ajatuksia ne herättävät osallistujissa.
  • Ryhmäläisten tehtävänä on hakea yksin tai pareissa olemassaolevia ratkaisuja kysymyksiin. Ratkaisuja voi etsiä esimerkiksi internetistä tai vaikka kilauttamalla kaverille!
  • Löydetyt ratkaisut jaetaan ryhmän kesken, ja niistä muodostetaan/ rakennetaan/ piirretään strategisia mahdollisuuksia. Luonnoksissa ei saa olla kirjoitettuja sanoja!
  • Lopuksi jokainen osallistuja esittelee oman luonnoksensa ryhmälle, 5 min per
  • henkilö.
  • Kirjaa esittelyjen aikana avainsanoja postit-lapuille
  • Levitä laput suurelle pöydälle tai seinälle, jotta ovat kaikki näkyvissä. Ryhmäläiset voivat halutessaan täydentää sanoja joita ei tullut kirjattua.
  • Kerro sähköisellä työskentelyalustalla päivän tekemisistä, kysy lisäajatuksia.

Kiteytyspäivä!

  • Kertaa päivän aluksi eiliset strategialuonnokset ryhmän kanssa.
  • Jaa äänestyselementit, esimerkiksi tarrat, ryhmäläisille. Pyydä kaikkia antamaan äänensä viidelle tärkeimmälle lapulle eli strategialuonnoselementille.
  • Kerää kaikki tai eniten ääniä saaneet laput yhteen.
  • Valitse yhdessä ryhmän kanssa näistä kaksi keskeisintä elementtiä. Mitkä asiat ovat strategianne ytimessä, ydinsanoja? Nämä muodostavat päätösmatriisin X- ja Y-akselin. Piirrä ja nimeä akselit liitutaulukankaalle.
  • Asettele ääniä saaneet laput eli strategialuonnoselementit yhdessä ryhmän kanssa matriisiin sopiville paikoille.
  • Strategian keskiössä ovat asiat jotka ovat kummallakin janalla vahvoilla, joissa on kumpaakin keskeistä elementtiä paljon.
  • Kerro sähköisellä työskentelyalustalla päivän tekemisistä, kysy lisäajatuksia.

Protopäivä!

  • Työskentelyn neljäs päivä alkaa tarinapiirroksella.
  • Piirrä matriisin ja käytyjen keskustelujen pohjalta esim flapille elementit, joista strategiaproto kootaan. Mikä on keskeistä? Keitä tarinaan kuuluu? Mitä siihen liittyy?
  • Valitse yhdessä ryhmän kanssa strategian elementteihin peilaten proton tekotapa. Huom: ei teksti! Muoto voi olla tässä vaiheessa melkeinpä mitä tahansa: näytelmä, legorakennelma, yhteismaalaus… (Kukunorissa strategian keskeisinä elementteinä olivat “toiminnallisuus, propellipäisyys ja yhdessä tekemisen meininki -> valitsimme proton muodoksi näytelmän, joka videoitiin).
  • Valmista strategiaproto yhdessä ryhmän kanssa. Pidä huolta siitä, että se on valmis käytettäväksi perjantaiaamuna.
  • Koska proto ei ole kirjoitettua tekstiä, laita avainsanoja ylös proton esittelemisen tueksi.
  • Luo yhdessä ryhmän kanssa testikysymyksiä viimeistä sprinttipäivää varten. Mistä asioista haluamme palautetta?
  • Käy lopuksi vielä läpi testipaikat ja sovi testiparit/ ryhmät.
  • Kerro sähköisellä työskentelyalustalla päivän tekemisistä, kysy lisäajatuksia.

Testipäivä!

  • Viimeinen sprinttipäivä keskittyy strategia-ajatusten testaamiseen. Aloita aamu tuttuun tapaan yhteisellä kokoontumisella.
  • Kertaa testikysymykset ja -paikat ryhmän kanssa.
  • Päättäkää miten keräätte testituloksia: yksi vaihtoehto on luoda Google Docs -dokumentti jonne kaikki kirjaavat omat huomionsa yhteiseen paikkaan.
  • Ryhmät jalkautuvat testipaikkoihin aamupäivän ajaksi strategialuonnoksen ja testikysymysten kanssa. Valitse testipaikat tarkoituksenmukaisesti (meillä Kukunorissa testipaikoiksi valikoituivat jäsenjärjestöt).
  • Lounaan jälkeen kokoontukaa yhteen ja jakakaa testitulokset ryhmän kanssa.
  • Vedä työskentely yhteen, muodosta ryhmän kanssa yhteisiä johtopäätöksiä.
  • Kerro ryhmälle miten strategian työstäminen etenee.
  • Kerro sähköisellä työskentelyalustalla päivän tuloksista ja informoi jatkosta.

Jälkityöt

Arviointi. Kysy pajaan osallistuneilta mikä toimi ja mikä ei.
Tiedota ryhmää strategiatyön etenemisestä.

Hei kehittäjä!

Tämä on pisin ja monimutkaisin ohjeemme. Jos haluat, voimme lähettää sinulle lisäksi työsuunnitelmapohjan, joka meillä oli käytössä Kukunorin strategiatyöskentelyssä. Lähetä viestiä raisa.omaheimo@kukunori.fi niin saat pian postia!

  • 5 työpäivää
  • Vapaavalintainen

Lopputulos:

Strategialuonnos, konkreettisessa muodossa

Aiotko käyttää ohjetta? Mahtavaa!

Ohjeiden käyttö on maksutonta, mutta pyydämme että jätät meille sähköpostiosoitteesi. Otamme sinuun myöhemmin yhteyttä ja pyydämme palautetta ohjeen käyttämisestä. Palautteita käytetään ohjeiden kehittämiseen.
Apusi on meille tärkeää. Kiitos!

Kiitos!

Lomake lähetettiin onnistuneesti!